29. mars 2023 vedtok politikerne enstemmig opprettelsen av det nye interkommunale selskapet. Saken omfattet blant annet:
- Utforming av selskapsavtale og eieravtale
- Struktur for politisk styring og kontroll
- Representasjon i styrende organer
- Finansieringsmodell og kostnadsfordeling
- Navn på selskapet
Selskapets navn blir FRID IKS. Det står for «Fylkeskommunenes Ressurs for It og Digitalisering», og ble foreslått av ansatte som blir en del av det nye selskapet.
Følger opp tidligere politiske vedtak
Da oppløsningen av Viken ble besluttet, ble det tidlig klart at det var mest hensiktsmessig å etablere et forpliktende samarbeid på IKT- og digitaliseringsområdet. Formålet var å sikre at de tre nye fylkeskommunene fortsatt får velfungerende og gode IKT-tjenester når Viken blir historie.
I oktober vedtok fylkestinget at det forpliktende IKT- og digitaliseringssamarbeidet skulle organiseres som et interkommunalt selskap, og med dagens vedtak er også den formelle etableringen av selskapet på plass.
Ved å samle tjenestene i et felles selskap, oppnår vi rimeligere totalkostnad og høyere kvalitet som kommer alle de tre nye fylkene til gode. Samtidig får vi et samlet kompetansemiljø på teknologi, sikkerhet og digitalisering. Dette sikrer videre utvikling- og innovasjon på dette feltet, sier Edvin Søvik, fylkesråd for finans og administrasjon i Viken.
Tre fylker - tre eiere
Selskaps- og eieravtalen regulerer forholdene mellom de tre deltakende fylkeskommunene og beskriver roller, oppgaver og ansvar for det nye selskapet. Eierandelene er knyttet opp til innbyggertallet i den enkelte fylkeskommune; 55 prosent til Akershus, 21 prosent til Buskerud og 24 prosent til Østfold.
Eierfordelingen vil også gjenspeiles i kostnadsfordelingen for felles investeringer og grunnfinansiering av selskapet. I tillegg vil den enkelte fylkeskommune bli fakturert for faktiske medgåtte kostnader til sine tjenester og utviklingsprosjekter.
I løpet av 2023 skal det utarbeides en tjenesteavtale som regulerer hva som skal leveres fra selskapet til de tre nye fylkeskommunene, hvordan leveransene skal foregår og til hvilken kvalitet. Avtalen vil bygge videre på de eksisterende IKT- og digitale løsninger som eksisterer i Viken fylkeskommune i dag.
Representantskapet er selskapets øverste organ
Fylkestingene i de tre nye fylkeskommunene er de reelle eierne av FRID IKS. Eierstyringen vil ivaretas gjennom et representantskap, hvor hver fylkeskommune er representert med en deltaker hver. Representantskapet er selskapets øverste organ, og representantene oppnevnes av fylkestinget. Det var prosjektlederne og påtroppende direktørene for de tre nye fylkeskommunene som ble valgt inn som representanter det første virkeåret.
Representantskapet fastsetter detaljert budsjett, økonomiplan og investeringer av vesentlig betydning, innenfor de økonomiske rammene de tre fylkestingene har vedtatt.
FRID IKS vil videre ha et styre bestående av åtte medlemmer, der også ansatte er representert.