Anskaffelser for de nye fylkeskommunene

Det skal etableres kommunalt oppgavefellesskap for anskaffelser for nye Akershus, Buskerud og Østfold fylkeskommuner: ANSKA KO; et rettssubjekt under Buskerud fylkeskommune. 

De tre nye fylkeskommunene vil bli likeverdige eiere av ANSKA KO, som får myndighet til å gjennomføre anskaffelsesprosesser på vegne av fylkeskommunene, øvrige oppgavefellesskap og FRID IKS.

Overføring av eksisterende avtaler

Eksisterende rammeavtaler og øvrige løpende avtaler med Viken fylkeskommune skal per 01.01.2024, med alle partenes rettigheter og plikter, overdras til ny offentlig oppdragsgiver.

Rammeavtaler overdras til ANSKA KO, som blir kontraktspart på vegne av den eller de fylkeskommunene som er omfattet av dagens avtaler. Våre kontaktpersoner for den enkelte avtale endres ikke i forbindelse med overdragelsen.

Det materielle innholdet i kontraktene som regulerer leveransene vil ikke bli påvirket av overdragelsen, kun enkelte administrative bestemmelser endres. Dere vil få detaljert informasjon om disse endringene i november 2023, herunder nye organisasjonsnummer, fakturaadresser, fakturareferanser, eHandel, ordrenummer, mv.

Dersom overdragelse likevel medfører behov for endringer i avtalens omfang eller innhold, vil dette behandles som en alminnelig endringsordre, hvor anskaffelsesforskriftens regler om endringer vil være gjeldende.

Rammeavtaler med eHandel

Leverandører som mottar bestillinger via eHandel vil bli kontaktet særskilt i god tid før endringer iverksettes. 
Spørsmål om eHandel kan frem til og med 31.12.2023 rettes til ehandel@viken.no.
 

Viken fylkeskommunens IT-løsninger skal gjenbrukes og videreføres for bruk i de tre nye fylkeskommunene. Det vil bli etablert et felles IKT- og digitaliseringssamarbeid i form av et interkommunalt selskap (IKS) som skal levere IKT-tjenestene til disse tre nye fylkeskommunene. IKS'et blir avtalepart overfor leverandørene av IT systemer på vegne av fylkeskommunene.

Tilpasning av nåværende IT løsninger

IT-løsningene må tilpasses for bruk av de tre nye fylkeskommunene og ta hensyn til de organisatoriske og tekniske forutsetningene, og Viken fylkeskommune vil ta kontakt med leverandørene i løpet av første halvdel av 2023 for nærmere avklaringer omkring dette.

Samarbeidsområder

I tillegg er det vedtatt å etablere flere forpliktende samarbeid hvor de tre fylkene går sammen om å løse oppgaver, og hvor det vil være behov for at data deles på tvers. Dette er:

• Anskaffelser
• Fagområdene veiteknologi, geologi, geoteknikk og målebil (samferdsel)
• Fagskolen i Viken
• Ombud for barn og unge
• Regionalt forskningsfond
• Regional bibliotekutvikling
• Renholdsforvaltning- og utvikling
• Statistikk, analyse og kart

Vi har som utgangspunkt at tjenester skal gjøres tilgjengelig for tre nye fylker, og i tillegg må det tas høyde for et antall forpliktende samarbeid. Vi ser for oss tre aktuelle varianter av tilgjengeliggjøring av tjenesten:

• Programvareløsning er lik og deles av de nye organisasjonene (fylkeskommunene/forpliktende samarbeidene). Felles data.
• Programvareløsning er lik, men deles logisk for de nye organisasjonene. Data er oppdelt
• Programvareløsning er lik, men må installeres separate installasjoner for de nye organisasjonene. Data er oppdelt.

I forbindelse med overgang til nye fylker vil det bli gjort en del tekniske endringer. Her er en oversikt over det vi vet så langt:

Brukernavn og e-post

Det vil bli tatt i bruk nye suffix for brukernavn/User Principal Name (@nyttfylke.no) og e-post

Tenanter

Det vil bli minst tre tenanter med hvert sitt domene @nyttfylke.no

Active directory (AD)

Det vil bli ett AD med minst tre AzureAD
Azure AD kontoer blir nye

Domener

Det vil bli minst tre ulike domener i hver sin Azure/MS365-tenant

Masterdata ansatte (ERP)

Det vil bli en installasjon med minst tre logisk oppdelte baser

Integrasjonsmodell (FINT)

Det vil bli minst tre nye FINT-integrasjoner (henter data fra hver sin ERP-base, eller Visma In School base)