Sending av faktura til fylkeskommunen

Viken fylkeskommune ønsker elektronisk faktura fra leverandører. Fakturaer må sendes på det offentlige standardformatet EHF (Elektronisk handelsformat) til organisasjonsnummer 921 693 230.

Som et tiltak i koronasituasjonen ønsker Viken å betale sine fakturaer raskere. Da er det viktig at leverandørene sørger for korrekte fakturaer:

For at Viken kan betale fakturaer raskere må fakturaene sendes på det offentlige standardformatet EHF (Elektronisk handelsformat) til organisasjonsnummer 921 693 230 og merkes med bestillernummer eller ordrenummer.

Bestillernummer er et 6-sifret referansenummer som skal oppgis av bestiller og plasseres i feltet for «Deres referanse.» Se også under "Krav til faktura"

Det er avgjørende at kun siffer plasseres her, ingen tekst eller andre tegn. Se eksempel fra XML-fil:

Se hele tiltakspakken

Sending av elektronisk faktura

Viken fylkeskommune ønsker primært elektronisk faktura. Fakturaene må sendes på det offentlige standardformatet EHF (Elektronisk handelsformat).

Hva er elektronisk faktura?

Elektronisk faktura er en faktura som er utformet, oversendt og mottatt elektronisk fra selger til kjøper, og som kan behandles automatisk i kjøpers økonomisystem.

Elektronisk HandelsFormat (EHF) er standarden for elektronisk utveksling av faktura, kreditnota og purring.

Fakturaer som sendes på e-post, uansett format, regnes ikke som elektronisk faktura. For eksempel er en pdf-faktura på e-post ikke en elektronisk faktura.

Som leverandør må du være tilknyttet et aksesspunkt eller bruke en fakturaportal for å kunne sende elektronisk faktura. En faktura overføres fra avsender til mottaker via aksesspunkt.

Elektronisk adresse

Viken fylkeskommune er registrert i ELMA registeret med organisasjonsnummer 921693230.
Fakturaer skal inneholde et 6-sifret bestillernummer (oppgis av bestiller) og gjerne navn på den som bestiller.
Bestillernummeret setter dere i feltet for “Deres referanse”.
Faktura som gjelder eHandelsbestillinger merkes med ordrenummeret fra vår bestilling. Dette ordrenummeret setter dere i feltet “OrderReference”.
Det er viktig at disse numrene blir plassert i riktig felt, ikke i fritekstfeltet. Dette for å sikre en effektiv fakturabehandling og betaling til rett tid.

Les også

Krav til faktura

Bokføringsloven og fylkeskommunens internkontroll stiller krav til hva en faktura skal inneholde.

Følgende opplysninger skal være med i en korrekt faktura:

leverandørens navn og adresse
leverandørens organisasjonsnummer med MVA etter hvis leverandøren er registrert i mva-registeret.
navn og adresse til kjøper: Viken fylkeskommune, org.nr 921693230 - fakturaadresse
bestillernummer (6 siffer) eller ordrenummer
tydelig beskrivelse av hva som er levert og til hvem (leveringsadresse)
ved byggeprosjekter: prosjektnummer og prosjektnavn
fakturabeløpet uten merverdiavgift, merverdiavgiftsbeløpet og fakturabeløpet inkludert merverdiavgift
fakturanummer
fakturadato

Hvis leverandøren er utenlandsk: IBAN-konto og BIC/SWIFT adresse, avtalt valuta.

Fakturaer som ikke tilfredsstiller overstående krav blir returnert.

Standard betalingsfrist

Viken fylkeskommunes generelle betalingsbetingelser er betalingsfrist på 30 dager fra fakturadato.

Bestillernummer/ordrenummer

Vi ønsker at alle fakturaer merkes med enten bestillernummer eller ordrenummer.

Når en ansatt hos Viken fylkeskommune bestiller varer og tjenester oppgir de en referanse. Referansen de bruker i Viken kaller vi for bestillernummer og består av 6 siffer. Referansen blir brukt for å sende fakturaen til riktig ansatt i Viken.

Er du ansatt, finner du bestillernummeret ditt på ansattportalen.

Sending av papirfaktura per post

Koronavirus, force majeure og tiltak overfor leverandører

Sist endret25.05.2021 08.24

Innkjøp og fakturering