Viken fylkeskommune ønsker primært elektronisk faktura. Fakturaene må sendes på det offentlige standardformatet EHF (Elektronisk handelsformat).

Hva er elektronisk faktura?

Elektronisk faktura er en faktura som er utformet, oversendt og mottatt elektronisk fra selger til kjøper, og som kan behandles automatisk i kjøpers økonomisystem.

Elektronisk HandelsFormat (EHF) er standarden for elektronisk utveksling av faktura, kreditnota og purring.

Fakturaer som sendes på e-post, uansett format, regnes ikke som elektronisk faktura. For eksempel er en pdf-faktura på e-post ikke en elektronisk faktura.

Som leverandør må du være tilknyttet et aksesspunkt eller bruke en fakturaportal for å kunne sende elektronisk faktura. En faktura overføres fra avsender til mottaker via aksesspunkt.

Elektronisk adresse

• Viken fylkeskommune er registrert i ELMA registeret med organisasjonsnummer 921693230.
• Fakturaer skal inneholde et 6-sifret bestillernummer (oppgis av bestiller) og gjerne navn på den som bestiller.  
• Bestillernummeret setter dere i feltet for “Deres referanse”.
• Faktura som gjelder eHandelsbestillinger merkes med ordrenummeret fra vår bestilling. Dette ordrenummeret setter dere i feltet “OrderReference”.
• Det er viktig at disse numrene blir plassert i riktig felt, ikke i fritekstfeltet. Dette for å sikre en effektiv fakturabehandling og betaling til rett tid.

Les også

• Hvordan komme i gang med elektronisk faktura 
• Mottakere i ELMA-registeret

Bokføringsloven og fylkeskommunens internkontroll stiller krav til hva en faktura skal inneholde.

Følgende opplysninger skal være med i en korrekt faktura:

• leverandørens navn og adresse
• leverandørens organisasjonsnummer med MVA etter hvis leverandøren er registrert i mva-registeret.
• navn og adresse til kjøper: Viken fylkeskommune, org.nr 921693230 - fakturaadresse
• bestillernummer (6 siffer) eller ordrenummer
• tydelig beskrivelse av hva som er levert og til hvem (leveringsadresse)
• ved byggeprosjekter: prosjektnummer og prosjektnavn
• fakturabeløpet uten merverdiavgift, merverdiavgiftsbeløpet og fakturabeløpet inkludert merverdiavgift
• fakturanummer
• fakturadato 

Hvis leverandøren er utenlandsk: IBAN-konto og BIC/SWIFT adresse, avtalt valuta.

Fakturaer som ikke tilfredsstiller overstående krav blir returnert.

Standard betalingsfrist

Viken fylkeskommunes generelle betalingsbetingelser er betalingsfrist på 30 dager fra fakturadato.

Bestillernummer/ordrenummer

Vi ønsker at alle fakturaer merkes med enten bestillernummer eller ordrenummer.

Når en ansatt hos Viken fylkeskommune bestiller varer og tjenester oppgir de en referanse. Referansen de bruker i Viken kaller vi for bestillernummer og består av 6 siffer. Referansen blir brukt for å sende fakturaen til riktig ansatt i Viken. 

Er du ansatt, finner du bestillernummeret ditt på ansattportalen.

Alle papirfakturaer skal sendes til samme adresse. Dette gjelder fakturaer til alle deler av fylkeskommunen, herunder fylkesadministrasjonen, videregående skoler, tannklinikker og andre virksomheter. 

Papirfakturaer sendes til:

Viken fylkeskommune,,
Fakturamottak,
Postboks 1160 Sentrum,
0107 Oslo