Innsamling av personopplysninger knyttet til SMS-varslingstjeneste

Viken fylkeskommune har bedt sine videregående skoler om å be foresatte fylle ut et skjema der det samles inn en rekke personopplysninger. Formålet med innsamlingen er å etablere en helhetlig løsning for varsling av alvorlige hendelser ved skolen. Dette gjelder overfor skolens elever, og foresatte til elever som er under 18 år.

Hvilke opplysninger samles inn?

For å sikre oppdaterte kontaktopplysninger, er det bedt om at følgende opplysninger om eleven og foresatte:

  • Navn, e-postadresse, mobilnummer
  • Fødsels- og personnummer (gjelder kun for tidligere Akershus)

Hvordan skjer innsamlingen?

Fylkeskommunen benytter skjema i løsningen Forms fra Microsoft. Opplysningene som registreres i skjema blir sendt kryptert til skolen.

Det er kun utvalgte ansatte med administrativ tilgang som behandler innholdet i skjema. Etter at skjemaet er mottatt, overfører den ansatte informasjonen inn i Vikens skoleadministrative systemer og sletter deretter innholdet fra skjemaløsningen.

Hvordan brukes mine opplysninger?

Informasjonen som registreres i skjema legges inn i det skoleadministrative systemet i bruk på den enkelte skole (Extense for tidligere Buskerud og Østfold, Visma In School for tidligere Akershus).

Mobilnummeret kobles herfra til fylkeskommunens varslingstjeneste. Mobilnummeret skal kun brukes i forbindelse med varsling.

Varslingstjenesten for elever og foresatte ved skoler i tidligere Akershus er koblet opp mot Visma In School (VIS). For å opprette profiler på den foresatte, må fylkeskommunen registrere den enkeltes fødsel- og personnummer manuelt. Fødsel- og personnummeret vil ikke bli benyttet til andre formål. (Dette er en midlertidig løsning, frem til systemet integreres med opplysninger fra folkeregistret høsten 2020).

Når eleven slutter ved skolen, vil både foresattes og foreldrenes kontaktopplysninger bli slettet fra varslingssystemet.

Behandlingen skjer med hjemmel i personvernforordningen art. 6 (1) f), på bakgrunn av fylkeskommunens berettigede interesse i vern av elever.

Dine rettigheter

Les mer om dine rettigheter knyttet til personvern (sletting, begrensning, protest, dataportabilitet og klage på behandling av dine personopplysninger) i fylkeskommunens generelle personvernerklæring.

Har du spørsmål, kontakt fylkeskommunens personvernombud på e-post personvernombud@viken.no

Til toppen