26/2020 Skriftlig spørsmål til fylkesrådet fra Tobias Langås Handeland (R) om utfasing av It'slearning

  • Nummer: 26/2020
  • Dato innsendt: 31.05.2020
  • Dato besvart: 12.06.2020

Skriftlig spørsmål til fylkesrådet fra Tobias Langås Handeland (R) om utfasing av It'slearning 

It'slearning er en læringsplattform som flere skoler i Viken bruker i det som er tidligere Akershus og Buskerud. Den er blitt brukt blant annet til å holde kontakt med elever og gjennomføre vurderinger, og i september ble det ble det bestemt at den skulle utfases til fordel for Microsoft Teams. Denne våren har det blitt diskutert hvor lenge skolene skulle få beholde It'slearning som en del av en overgangsfase, hvor det ble besluttet at en ikke skulle forlenge It'slearning-kontrakten. For Buskerudskolene betyr dette at en har It'slearning ut juni og Akershus-skolene ut oktober. I etterkant har det dukket opp flere spørsmål vedrørende prosessen som førte fram til vedtaket og innholdet i det.

Slik vi forstår det ble det etter flere runder med drøftingsmøter mellom skoleledelse og hovedtillitsvalgte besluttet i april at Buskerud-skolene skulle få ut juni og Akershus-skolene ut oktober på å utfase bruken av It'slearning til fordel for læringsplattformen Office 365. For mange kom avgjørelsen om en så kort overgangsperiode som en overraskelse tatt i betraktning de tillitsvalgtes anbefalinger. Anbefalingen fra flere av de ansatte var at det skulle være opp til skolene selv, etter nøye drøftinger, å kunne bestemme om en ønsket å beholde It'slearning i ett år eller ikke og at det var fylket som burde dekke kostnadene. Flere har i etterkant etterspurt begrunnelser for hvorfor utfallet ble slik det ble, og hvorfor skolene får svært lite tid på å tilpasse seg det nye undervisningssystemet.

Mye verdifullt undervisningsmateriell står nå i fare for å gå tapt. Over flere år har lærere i fylket opparbeidet en viktig kunnskapsbank i It'slearning med vurderinger, dokumenter og annet materiell som er helt uvurderlig å ha. Noe er enkelt å overføre, men for eksempel digitale tester og lytteprøver tar lang tid å få overført til andre plattformer og samhandler ikke uten videre med Microsoft Teams som nå implementeres. Lærere og skoleledelse har hatt et svært utfordrende skoleår. Høsten 2019 brukte en mye tid på å få VIS til å fungere og denne våren har det vært krevende å gjennomføre hjemmeundervisning og tilpasse seg etter den helseutfordringen som verden står overfor. Om It'slearning hasteutfases risikerer en at Viken mister viktig kompetanse og det vil svekke læringstilbudet i videregående skole.

Spørsmålene til fylkesrådet er:

  • Hva er den konkrete begrunnelsen for at en så raskt besluttet å utfase It'slearning og hvordan har en vurdert de ulike alternativene?
  • Hvilke alternativer finnes det for at en vil kunne beholde It'slearning fram til desember 2020?
  • Hvordan sikrer fylkeskommunen at flere tiår med viktig undervisningsmateriell som ligger inne hos It'slearning ikke går tapt?

Svar fra fylkesråd for utdanning og kompetanse, Siv Henriette Jacobsen

Det vises til spørsmål fra fylkestingsrepresentant Tobias Langås Handeland (R), saksnr. 2020/264, til fylkesrådet om utfasing av itslearning, mottatt av fylkestingsekretariatet 31.05.20. Fylkesråden vil i det følgende besvare de tre spørsmålene fra representanten Handeland.

Spørsmål 1: Hva er den konkrete begrunnelsen for at en så raskt besluttet å utfase itslearning og hvordan har en vurdert de ulike alternativene?

Innledningsvis vil jeg vektlegge betydningen av at alle elevene, ledere og pedagogisk ansatte i Vikenskolen har en felles digital læringsflate når vi nå nærmer oss det første hele skoleåret som Viken fylkeskommune. Innenfor utdanningssektoren er dette en viktig del av det å gå fra å være tre fylkeskommuner til å bli en. I inneværende skoleår er Itslearning i bruk i tidligere Akershus og Buskerud fylkeskommuner, men stadig flere skoler har de siste to skoleårene på eget initiativ tatt i bruk Teams/Office 365 og har hatt en bedre opplevelse ved dette. Skolene i tidligere Østfold fylkeskommune har brukt Teams/Office 365 og ikke Itslearning inneværende skoleår.

Høsten 2019, ble det etablert en arbeidsgruppe hvor lærere fra de tre tidligere fylkene, skoleledere, digitaliseringsavdelingen, kompetanseområdet og organisasjonene var representert. Det var da bestemt at alle skolene skulle over på felles pedagogisk plattform fra skoleåret 2020/21. Forut for dette var Teams/Office 365 valgt som kommunikasjons- og samhandlingsplattform for Viken som helhetlig organisasjon.

En utfasing av Itslearning og overgang til Teams/Office 365 har vært oppe i dialog- og drøftingsarena kompetanse i samtlige møter fra Viken fylkeskommune ble etablert og denne arenaen opprettet, med unntak av siste møte 03.06.20. I tillegg var dette tema i prosjektperioden høsten 2019.

Forut for dette – mens det fortsatt var tre fylkeskommuner - og underveis i prosessen, har det i dialogen mellom skoleeier og skolens ledelse været stadig flere skoler som ser positivt på en utfasing av Itslearning og overgang til Teams/Office 365 i kombinasjon med det skoleadministrative systemet VIS, som alle skoler skal ta i bruk fra neste skoleår.

Grunnet store utfordringer med nytt skoleadministrativt system (VIS) for skolene i tidligere Akershus fylkeskommune, ble det det likevel fremmet ønske fra noen av skolene om å beholde Itslearning også skoleåret 2020/21.

Frem mot dagens beslutning er det blant annet gjennomført møter med rektorkollegiet for å legge frem hva arbeidsgruppen hadde jobbet med. Det ble blant annet besluttet at det skulle undersøkes i hvilken grad Itslearning kunne beholdes på enklest mulig måte for elever og lærere på skoler som ønsket det i tidligere Akershus og Buskerud fylkeskommuner.

Arbeidet med dette viste at det kunne bli komplisert å få elever og lærere på Itslearning-plattformen på en enkel måte. Ved å beholde Itslearning, ville elever og lærere blant annet måtte forholde seg til to brukeridentiteter, både den nye på Viken-plattformen og en for å bruke den samme versjonen av Itslearning som de var vant til. Erfaringer gjort det siste halve året, hvor ansatte på skolene har hatt to plattformer å forholde seg til, har vist dette har komplisert kommunikasjon, blant annet mellom skoleeier og skolene.

Elevens læringsvilkår har vært arbeidsgruppas fokus gjennom hele prosessen, og argumenter både for og mot å beholde Itslearning har vært vurdert underveis. Med kunnskap om at mange elever har brukt Teams på ungdomsskolen, er dette et argument som har vært tillagt vekt, da det er en gevinst i at elevene vi slippe å lære et nytt system for kun ett år på videregående skole.

Basert på prosess, kunnskap om konsekvenser og siste ukers utvikling med digital opplæring, der stadig færre skoler meldte behov om å fortsette med Itslearning, ble det besluttet i april at Itslearning fases ut i sin helhet fra skoleåret 2020/21.

Å beholde Itslearning høsten 2020 for å kunne hente ut data, er også blitt vurdert underveis. Skoleåret er i utgangspunktet komprimert og skolestart er spesielt travelt. Høsten generelt er et semester hvor mange aktiviteter skal gjennomføres, både sosialt og faglig, hvor realisering av fagfornyelsen vil spille en viktig rolle i år. Det ble derfor vurdert at å gå inn i nye forhandlinger med Itslearning og avsette ressurser til å drifte plattformen ut 2020, i liten grad ville avhjelpe på lærernes arbeidssituasjon. Lærerne ville også til høsten også måtte bruke tid på å ta vare på de dataene de ønsker, og med dette ble det vurdert at det vil være mer rom for bevaring av Itslearning-data i løpet av vårhalvåret enn hva som er tilfelle for høsten.

I slutten av april ble det derfor kommunisert til skolene i Viken fylkeskommune hvordan man kan laste ned og ta vare på data fra Itslearning for senere gjenbruk i forbindelse med utfasingen. Der ble det også adressert at det rent avtalemessig er slik at tidligere Akershus fylkeskommune har en avtale med Itslearning om tilgang ut oktober 2020, mens tidligere Buskerud fylkeskommune har avtale med Itslearning om tilgang ut juni 2020. Alle skolene anbefales likevel å foreta nedlasting av data/innhold man ønsker å ta vare på innen utløpet av inneværende skoleår. Dette er basert på følgende forhold:

Ovennevnte vurdering av forhold knyttet til skolestart og fagfornyelsen.

  • Ved bruk av «gammel» Itslearning, vil lærerne måtte logge seg på som brukere i tidligere AFK- og BFK-site, da de fra høsten 2020 har fått nye brukernavn og passord i Feide. Å håndtere 2 identiteter er tungvint og er erfaringsmessig utfordrende.
  • Fra høsten 2020, vil Viken benytte seg av ny Feide-innlogging. For å få tilgang til Itslearning, må «gammel» Feide-innlogging benyttes.
  • Å bevare data fra Itslearning gjøres enkelt og er ikke veldig tidkrevende.

Med bakgrunn i dette skal all lagring av data fra Itslearning som skal tas vare på til senere bruk gjøres i løpet av inneværende skoleår. Denne forventningen gjelder også for tidligere AFK-skoler, selv om disse i praksis vil ha tilgang til å hente ut data fra Itslearning ut oktober.

Nedenfor følger en mer teknisk utdypning av hva det i praksis ville innebært for elever og læreres brukeropplevelse, ved en videreføring av Itslearning i skoleåret 2020/21:

  • Viken fylkeskommune har inngått avtale med Uninett om å benytte seg av nye Feide som også kalles Feide 2.0, mens Itslearnings innlogging per i dag opererer med gammel Feideløsning. En eventuell videreføring av Itslearning ville dermed føre til at lærerne hadde måttet forholde seg til to ulike brukerkontoer med ulike brukernavn og passord.
  • Ved å videreføre Itslearning en stund til hadde også fylkeskommunen måttet videreføre en avtale for å beholde tilgang til gammel Feideløsning.
  • Itslearning for Akershus og Buskerud fylkeskommuner ligger på ulike såkalte «sites», eller «hovedinnganger/portaler». Dette betyr blant annet at dataene er lagret på to ulike servere. Administrasjon og support at dette vil kreve minimum to systemadministratorer og flere lokale administratorer per skole for å kunne opprettholde driften.

I tillegg til dette er det knyttet betydelige kostnader ved å forlenge avtaler om tilgang til Itslearning ut over gjeldende utløpsdatoer. Dette omtales i svar på spørsmål 2.

Spørsmål 2: Hvilke alternativer finnes det for at en vil kunne beholde itslearning fram til desember 2020?

Å beholde tilgang til Itslearning, innebærer en politisk vilje til å betale kostnadene ved å ha to ulike digitale opplæringsplattformer, sammen med de tekniske ulempene dette medfører for lærere og elever, som nevnt avslutningsvis under svaret på spørsmål 1.

Rent praktisk vil det å nå gå i forhandling med Itslearning om forlengelse av BFK-avtalen som utgår i juni alene kreve en hurtigbehandling, samt risiko for relativt høy kostnad ved forlengelse.

Dette er ikke kalkulert i detalj, da det er besluttet å ikke forlenge avtalen. Men det må påregnes en høy ekstra kostnad, som rådsområdet ikke har dekning for, og som i så fall må belastes skolenes budsjetter. Det er svært høye kostnader knyttet til å holde disse sitene/portalene oppe, selv med få brukere.

En slik forlengelse av BFK-avtalen ut oktober var et alternativ i administrasjonens prosess, men ble ikke valgt som følge av strategiske, tekniske og pedagogiske hensyn, beskrevet i svaret på forrige spørsmål, samt en vurdering av økonomi.

Spørsmål 3: Hvordan sikrer fylkeskommunen at flere år med viktig undervisningsmateriell som ligger inne hos itslearning ikke går tapt?

Generelt vil jeg si at jeg er svært opptatt av at skolene får den nødvendige hjelpen og støtten de trenger for å kunne iverksette endringer som følge av politiske og andre fylkesadministrative beslutninger. Dette har også vært mitt hovedfokus i beslutningen om utfasingen av Itslearning og overgang til Teams som felles digital flate for skolene i Viken.

Det er seksjon for kompetanse og skoleutvikling i samarbeid med digitaliseringsavdelingen, som bistår skolene denne våren og videre i skoleåret 2020-2021 for å sikre at overgangen fra Itslearning til O365 og Teams blir god. I slutten av april ble det sendt ut informasjon om tidsplan for overgangen sammen med instruksjonspresentasjon/skjermvideoer som viser hvordan skolens ansatte kan ta vare på innhold fra itslearning. For å hente ut data fra test verktøyet i Itslearning, må lærer manuelt hente ut tekst og legge dette i egnet nytt system i Office 365.

Skolene i Viken har ulik erfaring med bruk av O365 og Teams som verktøy i læringsarbeidet, og det er derfor viktig å støtte skolene enkeltvis med skreddersydde opplæringstiltak slik at vi ivaretar den enkelte skoles behov. I dette ligger også oppfølging av ledergruppene på skolene, og ledergruppene som melder om behov, blir fulgt opp tett når det gjelder overordnet strategi knyttet til innføring av O365 og Teams.

Det ble videre i månedsskiftet april/mai også opprettet digitale arenaer for felles erfaringsdeling knyttet til utfasing av Itslearning og overgang til O365 og Teams, som skoleledere kan benytte seg av og dermed støtte seg på hverandre. Det er videre laget instruksjonsvideoer om «hvordan hente ut data fra Itslearning» i en egen kanal i Viken fylkeskommunes Office 365 stream tenant. Informasjon om disse er gitt til alle rektorer og avdelingsledere på alle våre videregående skoler. Videoene ligger også på Viken fylkeskommunens hjemmesider.

For å ivareta behovet for grunnleggende kompetanseheving i bruk av O365 for skoleansatte, er det igangsatt arbeid med å bygge opp en digital bank med korte instruksjonsvideoer som tar for seg ulike funksjoner i O365-program. Det er allerede produsert og - videreformidlet til skolene - instruksjonsvideoer som viser hvordan skoleansatte kan ta vare på dataene sine fra Itslearning. Det blir også gjennomført webinarer for skoleansatte som tilgjengeliggjøres på ansattportalen i etterkant, og det blir gjennomført kursing av pedagoger ved å bruke ulike digitale plattformer.

Avslutningsvis vil jeg igjen vektlegge betydningen av at alle elevene, ledere og pedagogisk ansatte i Vikens skoler har en har en felles digital læringsflate fra starten av det første hele skoleåret som Viken fylkeskommune. Å gå fra å være tre fylkeskommuner til å bli en, innebærer for kompetanseområdet målrettet arbeid på alle nivåer, på politisk og administrativt nivå, i skolenes ledergrupper, blant lærerne og andre ansatte. En felles digital læringsflate er en viktig del av rammene for å lykkes i dette og å sikre høy kvalitet i alle klasserom og verksteder i Vikenskolen.

Til toppen