Regionalt planforum avholdes som digitale møter

Grunnet koronasituasjonen avholdes møtene i regionalt planforum inntil videre som videomøter via Teams. Invitasjon med lenke til møtene kommer via e-post.

For at møtene skal være mest mulig effektive, knapper vi ned på tiden til maks 1 time per innmeldte sak. Dette stiller krav til korte og poengterte presentasjoner og forberedte tilbakemeldinger på materiale som kommunene har sendt inn.

Møtene legges opp med kort videopresentasjon av alle deltagerne før kommunene slipper til med maks 20 min presentasjon.  Det åpnes for oppklarende spørsmål før vi tar en runde rundt bordet med tilbakemeldinger før møtet sammenfattes.

Dette er en spesiell situasjon for oss alle, og vi kan få tekniske utfordringer underveis. Vi ønsker derfor å åpne for at deltagerne kan komme med innspill i etterkant av møtet, og setter en frist for dette på 2 dager. Disse innspillene vil suppleres inn i referatet fra møtet, og vi må derfor også gi oss selv noen dager ekstra på utsendingen av referatet.

Litt praktisk info

  • Vi avholder møtet via Teams. Med e-postadresse til alle deltagere kan alle delta uavhengig av om dere har Teams fra før eller ei.
  • Dere får innkalling via e-post med lenke for å delta i møtet. Alle får invitasjon fra samme klokkeslett, men de som har meldt inn sak deltar ikke på det forberedende møtet som avholdes først. Vi informerer i e-posten om når kommunene «slippes inn».
  • Alle har på kamera og lyd til presentasjonen rundt bordet er ferdig. Deretter bes det om at alle, utenom kommunen som presenterer, skrur av sitt videokamera og slår av sin mikrofon.
  • Vi bruker delt skjerm for visning av presentasjon. (Kopi kan sendes oss senest dagen før møtet avholdes som back-up)
  • Underveis kan dere skrive dere på “talerlisten” for oppklarende spørsmål i chaten. Dette gjøres i samtale-funksjonen i Teams videomøtet.
  • Under runden rundt bordet ønsker vi å høre alles tilbakemeldinger i tur og orden. Underveis er det også her mulighet for å skrive seg på «talerlisten» i chat.
  • Vi åpner for ny runde med avklarende spørsmål og kommentarer etter runde rundt bordet før vi sammenfatter.

Vi håper denne møteformen kan fungere også for regionalt planforum, og er åpne for justeringer etter hvert som vi gjør oss erfaringer.

Møtereferatene blir som normalt lagt ut på vår hjemmeside, og skal være å finne her senest 1 uke etter møtet: www.viken.no/ regionalt-planforum.

Vel møtt!

Til toppen